Acota el primer procés
Comença amb un tipus de document i un conjunt definit de proveïdors. Decideix quins camps necessites: proveïdor, data, referència, obra i línies de material, per exemple. Evita intentar automatitzar tots els documents de l’empresa en el primer pilot.
Prepara exemples que incloguin dificultats
Reuneix mostres representatives i autoritzades per a la prova. Inclou fotografies de qualitat variable, referències diferents i documents incomplets. Si l’avaluació utilitza només documents nets, no mostrarà quanta feina de revisió necessitarà el procés real.
Defineix què es comprova abans de registrar
El sistema ha de contrastar camps obligatoris, referències d’obra i possibles duplicats. Els resultats dubtosos s’han d’enviar a revisió. Extreure un text no demostra que la dada sigui correcta ni que correspongui a la comanda esperada.
Mesura el procés complet
Compara el temps de preparació i revisió amb el procés manual. Registra els errors per camp i les excepcions que bloquegen el flux. Amb aquestes mesures podràs decidir si ampliar el pilot, ajustar el procés o mantenir determinades tasques en mans de l’equip.