Acota el primer proceso
Empieza con un tipo de documento y un conjunto definido de proveedores. Decide qué campos necesitas: proveedor, fecha, referencia, obra y líneas de material, por ejemplo. Evita intentar automatizar todos los documentos de la empresa en el primer piloto.
Prepara ejemplos que incluyan dificultades
Reúne muestras representativas y autorizadas para la prueba. Incluye fotografías de calidad variable, referencias distintas y documentos incompletos. Si la evaluación utiliza solo documentos limpios, no mostrará cuánto trabajo de revisión necesitará el proceso real.
Define qué se comprueba antes de registrar
El sistema debe contrastar campos obligatorios, referencias de obra y posibles duplicados. Los resultados dudosos deben enviarse a revisión. Extraer un texto no demuestra que el dato sea correcto ni que corresponda al pedido esperado.
Mide el proceso completo
Compara el tiempo de preparación y revisión con el proceso manual. Registra los errores por campo y las excepciones que bloquean el flujo. Con estas medidas podrás decidir si ampliar el piloto, ajustar el proceso o mantener determinadas tareas en manos del equipo.