Comença pels processos que necessites resoldre
Reuneix administració, compres, direcció i responsables d’obra. Demana a cada equip que descrigui una tasca que avui els obligui a duplicar informació o buscar dades en diverses eines. Converteix aquestes situacions en requisits concrets: quina informació entra, qui la valida i quin resultat es necessita.
Distingeix allò imprescindible d’allò convenient
Separa els requisits en tres grups: necessaris per operar, importants per millorar i desitjables per a una etapa posterior. Per exemple, imputar compres a una obra pot ser imprescindible; una visualització avançada pot esperar. Aquesta classificació evita que una demostració atractiva substitueixi l’avaluació de necessitats.
Prova un recorregut complet amb dades d’exemple
Demana que la demostració recorri una operació de principi a fi: pressupost, comanda, albarà, factura i imputació a obra. Inclou una excepció, com ara un lliurament parcial o un canvi de partida. Observa quins passos exigeixen introduir la mateixa dada de nou i qui pot corregir un error.
Avalua la implantació, a més de l’eina
La proposta ha d’explicar quines dades es migren, qui les prepara, quines integracions s’inclouen i com es forma l’equip. Demana també una descripció del suport i dels costos recurrents. Un abast escrit permet comparar propostes que, a primera vista, semblen equivalents.
Valida abans d’estendre el sistema
Selecciona una obra pilot i defineix criteris d’acceptació. Comprova que els usuaris poden completar les tasques i que els informes quadren amb els registres d’origen. Documenta les incidències i decideix quines s’han de resoldre abans d’incorporar més projectes.