Empieza por los procesos que necesitas resolver
Reúne a administración, compras, dirección y responsables de obra. Pide a cada equipo que describa una tarea que hoy les obligue a duplicar información o buscar datos en varias herramientas. Convierte esas situaciones en requisitos concretos: qué información entra, quién la valida y qué resultado se necesita.
Distingue lo imprescindible de lo conveniente
Separa los requisitos en tres grupos: necesarios para operar, importantes para mejorar y deseables para una etapa posterior. Por ejemplo, imputar compras a una obra puede ser imprescindible; una visualización avanzada puede esperar. Esta clasificación evita que una demostración atractiva sustituya a la evaluación de necesidades.
Prueba un recorrido completo con datos de ejemplo
Pide que la demostración recorra una operación de principio a fin: presupuesto, pedido, albarán, factura e imputación a obra. Incluye una excepción, como una entrega parcial o un cambio de partida. Observa qué pasos exigen introducir el mismo dato de nuevo y quién puede corregir un error.
Evalúa la implantación, además de la herramienta
La propuesta debe explicar qué datos se migran, quién los prepara, qué integraciones se incluyen y cómo se forma al equipo. Solicita también una descripción del soporte y de los costes recurrentes. Un alcance escrito permite comparar propuestas que, a primera vista, parecen equivalentes.
Valida antes de extender el sistema
Selecciona una obra piloto y define criterios de aceptación. Comprueba que los usuarios pueden completar sus tareas y que los informes cuadran con los registros de origen. Documenta las incidencias y decide cuáles deben resolverse antes de incorporar más proyectos.