Què canvia i per on començar
La factura electrònica entre empreses torna a ser protagonista després de la publicació de l’Ordre HAC/1028/2026, que desenvolupa la solució pública prevista al Reial decret 238/2026. Per a una constructora, preparar la integració exigeix revisar com una certificació aprovada arriba al programa de facturació i com retorna la informació de cobrament. Abans de fixar una data d’implantació, confirma amb el teu assessor l’àmbit, les excepcions i el calendari aplicables a l’empresa.
Separa producció, certificació, factura i cobrament
La producció executada, la valoració aprovada, la factura emesa i els diners rebuts representen moments diferents. L’ERP els ha de relacionar sense pressuposar que tenen la mateixa data ni el mateix import. Una certificació pot estar pendent d’aprovació; una factura pot incloure conceptes addicionals; un ingrés pot liquidar diverses factures. Modela cada estat i registra qui el modifica, quan i a partir de quin document.
Defineix un identificador que uneixi obra i administració
Conserva al traspàs el codi d’obra, contracte, número de certificació, període, versió aprovada i referència de factura. Afegeix emissor, destinatari, moneda i desglossament de conceptes. La integració ha de comprovar que el destinatari fiscal i el contracte coincideixen abans d’emetre. Si canvies una certificació, desa una nova versió i la relació amb l’anterior; sobreescriure-la deixa sense explicació una factura ja emesa.
Un exemple per detectar diferències abans de facturar
Exemple orientatiu, sense impostos: una obra acumula 120.000 € de valoració aprovada i el període anterior n’acumulava 90.000 €. L’avanç del període és de 30.000 €, no de 120.000 €. Si hi ha un ajust contractual de 1.500 €, ha de quedar identificat i autoritzat, amb signe i motiu. La prova ha de justificar cada diferència entre certificació i factura, sense convertir aquest càlcul simplificat en una regla fiscal universal.
Demana al proveïdor una prova completa, amb incidències
Sol·licita una demostració amb documents del teu circuit: certificació aprovada, factura, acceptació o rebuig i conciliació. Pregunta què identifica una operació, quina resposta confirma la recepció i què passa si es talla la connexió. Un reintent ha de recuperar el resultat anterior quan la factura ja s’hagi creat. Afegeix casos de destinatari incorrecte, factura rectificativa i resposta tardana. Una pantalla d’“enviat” no demostra que el procés hagi acabat.
No confonguis factura electrònica amb VERI*FACTU
L’intercanvi de factures electròniques B2B i els requisits dels sistemes informàtics de facturació són peces relacionades amb àmbits propis. Evita contractar una “adaptació completa” sense una llista escrita de funcions, versions i obligacions cobertes. Comprova per separat emissió, recepció, estats, arxiu i integració comptable. Les fonts oficials enllaçades ajuden a concretar el marc; la selecció i la implantació s’han d’ajustar al cas de l’empresa.
Pla de treball per al primer mes
Primera setmana: dibuixa el circuit actual i escull una obra representativa. Segona: acorda camps, responsables i tractament de diferències. Tercera: prova una certificació normal i les excepcions en un entorn de proves, sense emetre documents reals accidentalment. Quarta: concilia els resultats amb administració i documenta com aturar o repetir el procés. El criteri d’acceptació és poder resseguir cada factura i cobrament fins a l’origen.
Què mesurar després de la implantació
Mesura certificacions pendents de validar, dies entre aprovació i emissió, factures rebutjades, imports sense conciliar i correccions manuals. No atribueixis una millora al programari sense comparar el mateix període i volum de feina. Si necessites connectar pressupost, certificació i ERP, comença revisant la dada que avui es copia a mà: sovint és el millor punt per delimitar una integració útil i verificable.