Qué cambia y por dónde empezar
La factura electrónica entre empresas vuelve a estar en primer plano tras la publicación de la Orden HAC/1028/2026, que desarrolla la solución pública prevista en el Real Decreto 238/2026. Para una constructora, preparar la integración exige revisar cómo una certificación aprobada llega al programa de facturación y cómo vuelve la información de cobro. Antes de fijar una fecha de implantación, confirma con tu asesor el ámbito, las excepciones y el calendario aplicables a tu empresa.
Separa producción, certificación, factura y cobro
La producción ejecutada, la valoración aprobada, la factura emitida y el dinero recibido representan momentos diferentes. El ERP debe relacionarlos sin dar por hecho que ocurren el mismo día ni por el mismo importe. Una certificación puede estar pendiente de aprobación; una factura puede incluir conceptos adicionales; un ingreso puede liquidar varias facturas. Modela cada estado y registra quién lo cambia, cuándo y a partir de qué documento.
Define un identificador que una obra y administración
Conserva en el traspaso el código de obra, contrato, número de certificación, periodo, versión aprobada y referencia de factura. Añade emisor, destinatario, moneda y desglose de conceptos. La integración debe comprobar que el destinatario fiscal y el contrato coinciden antes de emitir. Si cambias una certificación, guarda una nueva versión y la relación con la anterior; sobrescribirla deja sin explicación una factura ya emitida.
Un ejemplo para detectar diferencias antes de facturar
Ejemplo orientativo, sin impuestos: una obra acumula 120.000 € de valoración aprobada y el periodo anterior acumulaba 90.000 €. El avance del periodo es 30.000 €, no 120.000 €. Si hay un ajuste contractual de 1.500 €, debe figurar identificado y autorizado, con su signo y motivo. El objetivo de la prueba es justificar cada diferencia entre certificación y factura, sin convertir este cálculo simplificado en una regla fiscal universal.
Pide al proveedor una prueba completa, con incidencias
Solicita una demostración con documentos de tu circuito: certificación aprobada, factura, aceptación o rechazo y conciliación. Pregunta qué identifica una operación, qué respuesta confirma la recepción y qué ocurre si se corta la conexión. Un reintento debe recuperar el resultado anterior cuando la factura ya se haya creado. Añade casos de destinatario incorrecto, factura rectificativa y respuesta tardía. Una pantalla de “enviado” no demuestra que el proceso haya terminado.
No confundas factura electrónica con VERI*FACTU
El intercambio de facturas electrónicas B2B y los requisitos de los sistemas informáticos de facturación son piezas relacionadas con alcance propio. Evita contratar una supuesta “adaptación completa” sin una lista escrita de funciones, versiones y obligaciones cubiertas. Comprueba por separado emisión, recepción, estados, archivo e integración con contabilidad. Las fuentes oficiales enlazadas ayudan a concretar el marco; la selección e implantación deben ajustarse al caso de la empresa.
Plan de trabajo para el primer mes
Primera semana: dibuja el circuito actual y elige una obra representativa. Segunda: acuerda campos, responsables y tratamiento de diferencias. Tercera: prueba una certificación normal y las excepciones en un entorno de pruebas, sin emitir documentos reales por accidente. Cuarta: reconcilia resultados con administración y documenta cómo detener o repetir el proceso. Define como criterio de aceptación que cada factura y cada cobro se puedan rastrear hasta su origen.
Qué medir después de la implantación
Mide certificaciones pendientes de validar, días entre aprobación y emisión, facturas rechazadas, importes sin conciliar y correcciones manuales. No atribuyas una mejora al software sin comparar el mismo periodo y volumen de trabajo. Si necesitas conectar presupuesto, certificación y ERP, empieza por revisar el dato que hoy se copia a mano: suele ser el mejor punto para delimitar una integración útil y verificable.